¿Cómo Ahorrar tiempo y dedicarlo a otras tareas?

Si estás visitando este artículo es porque seguramente necesitas conocer como ahorrar tiempo y ser más productivo para luego poder emplear ese tiempo restante en realizar otras tareas. Quédate hasta el final si quieres conocer unos consejos muy útiles que te ayudarán en tu rutina de trabajo diaria.

Crear una lista de tareas para organizarse

Una lista de tareas te ayudará a saber las tareas que tienes pendientes para los próximos días y no olvidarte de ellas. Existen muchas maneras de hacerlas, desde aplicaciones de móvil, ordenador, etc. Hasta el típico cuaderno de notas de toda la vida. De cualquier manera es válida realizar esta lista, lo importante es conocer las tareas que se tienen que realizar y poder ir eliminando tareas conforme se vayan haciendo.

Lo que puedes hacer es clasificar según orden de importancia cada tarea, también su fecha estimada de entrega, si es o no recurrente… todo esto servirá para conseguir lograr una organización mejor, no olvidarse de ninguna tarea y decidir que tareas llevar a cabo primero, como vamos a comentar en el siguiente punto.

Realiza las tareas más importantes al principio

Lo más recomendable para ahorrar tiempo, es centrarse en las tareas que más esfuerzo y tiempo van a necesitar por nuestra parte. Si realizas estas tareas al principio, cuando la mente está más despejada lograrás hacerlas de forma más efectiva evitando errores y trabajando más rápido.

Además, al realizar las tareas más importantes al principio se puede conseguir tener una sensación de haber cumplido los objetivos diarios y eliminar la presión que se siente teniendo tareas de importancia alta pendientes. Tras realizar este tipo de tareas se puede dejar el tiempo menos productivo (cuando ya has realizado tareas que requieren un mayor esfuerzo mental) a realizar de importancia baja.

Es conveniente diferenciar entre tareas importantes y tareas urgentes, porque hay veces que las tareas importantes no son para una fecha próxima. En ese caso habrá que valorar que hacer primero ya que lo urgente ganaría enteros en ese caso.

Haz descansos estructurados

La mente necesita descanso, no puede estar realizando tareas de manera indefinida. De vez en cuando, es conveniente parar a descansar para así poder darle frescura y despejar el cerebro lo máximo posible.

Descansos para beber agua, tomar algo o dar un paseo aumentará el rendimiento y la atención a la hora de realizar tareas que si no se hiciese descanso no se podría.

Delega las tareas que pueden realizar otros trabajadores

Conocer las funciones que puede realizar cada compañero de trabajo es esencial para delegar tareas que van a ocupar gran parte de nuestro tiempo. Para ello, conviene saber las fortalezas de cada trabajador y así sabrás de que manera podrán ayudarte para optimizar tu tiempo al máximo.

A la hora de delegar tareas tienes que tener en cuenta que la otra persona también tiene sus tareas pendientes, por lo que no se puede exigir un trabajo inmediato de las mismas.

Afronta las tareas que menos te gustan

De nada sirve apartar las tareas que no te gusta hacer, siempre van a seguir estando ahí. Lo conveniente es hacerlas lo antes posible para eliminarlas de la lista de tareas pendientes, puede ser que te de pereza o que te quite demasiado tiempo pero al final si las llevas a cabo habrás aprendido como hacerlas y la próxima vez te será más sencillo realizarlas.

Recuerda que para estas tareas también puedes delegar una parte, pero no lo hagas solamente porque no te parezca bien la tarea que tienes pendiente.

Disminuye el tiempo de uso del teléfono móvil

El teléfono y sobre todo las redes sociales y Whatsapp hacen que las personas pierdan una cantidad de tiempo muy alta. Estar todo el rato pendiente del teléfono hace que aumenten las distracciones y no se le dedique el 100% de atención a la tarea que se está realizando.

Para evitar esto, conviene tener el móvil en silencio y apartado del lugar donde se está trabajando para evitar la atención de desbloquearlo para consultar las últimas notificaciones. Lo más conveniente es fijar tiempos para la revisión de las redes sociales y mensajes ya sea durante un descanso o cuando no se este trabajando.

Reducir el tiempo de uso del móvil conseguirá resultados inmediatos y efectivos en términos de productividad para poder dedicar ese tiempo a otras tareas.

Intenta mantener el mismo horario todos días

En este punto es fundamental mantener un horario de trabajo fijo, ocurre en muchos trabajos que las personas llegan a una hora determinada pero no tienen un horario fijo de salida porque se quedan más tiempo a realizar tareas que no han acabado.

Si este es tu caso, lo que tienes que hacer es planificar bien las horas que vas a estar en el trabajo y aprovecharlas al máximo posible para no tener que salir más tarde por tener tareas sin finalizar.

De normal, si no se establece una hora fija de salida se tiende a posponer la realización de determinadas tareas porque la hora de salida no está fijada.

Evita las conversaciones que no sean productivas

Durante las horas de trabajo, tienen lugar gran cantidad de conversaciones que no tienen que ver con las tareas que se están desempeñando. Ser partícipe de alguna conversación de este tipo está bien para despejarse y llevar la mente a otro lado pero participar en estas conversaciones recurrentemente puede hacer que te distraigas con mucha frecuencia y no seas todo lo productivo que puedas ser.

Aprende a no entrar en este tipo de conversaciones tratando de evitarlas y centrándote en tus tareas lo máximo posible.

Esperamos que te hayan servido estos trucos para ahorrar tiempo y así aumentar tu productividad, si los empiezas a aplicar progresivamente verás que tendrás más tiempo durante tu jornada laboral y te dará mas tiempo a acabar las tareas que tienes pendientes ¿Conoces alguna forma más de aumentar tu productividad? ¡Te leemos en los comentarios!