¿Qué necesito para celebrar una Reunión de Equipo de éxito?

Ahora que una reunión de equipo puede realizarse con total normalidad como se hacía en tiempos anteriores a la pandemia por el COVID-19, conviene conocer que pasos hay que seguir para realizarla de la mejor manera y que todo salga perfecto.

En este post vamos a enseñarte que es necesario para asegurar el éxito de tu propia reunión de equipo de trabajo y que el objetivo de dicha reunión se cumpla con creces.

¿Cómo organizar una reunión de equipo de la mejor manera?

Son muchos los factores que influyen a la hora de hacer que una reunión de equipo salga bien, desde organización hasta la elección del lugar de celebración con los elementos adecuados. Vamos a darte una lista de puntos interesantes a tener en cuenta.

Objetivo de la celebración de la reunión claro.

Antes de celebrar cualquier reunión, lo más importante es saber que se pretende con la celebración de la misma, fijar un objetivo servirá para dejar claro que se quiere conseguir tras celebrar dicha reunión.

Entre los objetivos más comunes encontramos algunos como presentación de algún tema, informar al equipo de novedades, organizar las tareas a desempeñar en el futuro, ver los resultados de la empresa… conocer el objetivo de la reunión será el primer paso para lograr una reunión de éxito.

Fijar una fecha, hora y lugar para la reunión.

Para que salga bien, hay que informar a los asistentes de la fecha, hora y lugar de la reunión con la suficiente antelación y así conseguir que el número de ausencias sea el mínimo posible. Para fijar la fecha y hora muchas veces se dependerá del lugar donde se pretenda celebrar la reunión.

Para buscar una sala de reuniones que se adapte a tus necesidades tienes que tener claro, conforme al número de asistentes y el tipo de reunión, que mobiliario, elementos técnicos… será indispensable utilizar y con esa información elegir la sala que mejor te convenga.

Vamos a dedicar una parte de este artículo a enseñarte que debe de tener la sala de reuniones para que la reunión salga perfecta.

Establece una estructura de la reunión en la que se incluyan los puntos del día.

El orden es clave para evitar que la reunión se alargue mucho y/o se vaya por otros temas que se alejan de los objetivos que se quieren cumplir con la celebración de la misma. Con los puntos establecidos se podrá seguir un orden basado en los objetivos que mencionábamos anteriormente e invertir menos tiempo.

Ten designado un moderador de la reunión.

Un moderador será la persona encargada de guiar la reunión y seguir los puntos que se han establecido previamente para que el tiempo sea el menor posible consiguiendo cumplir los objetivos de la reunión.

El moderador suele ser la persona que organiza y convoca todos los miembros de la reunión, pero no tiene porqué. Esta figura es muy importante porque de ella dependerá que se traten los temas de la reunión de la manera más adecuada y dará el turno de palabra a quien corresponda en todo momento.

Resumen de lo hablado y conclusiones de la reunión.

Tras celebrar la reunión no se queda ahí, sino que hay que hacer un resumen de todo lo realizado preferentemente por escrito para poder enviárselo a todos los que hayan estado presentes en la reunión.

Con este resumen se conseguirá eliminar cualquier tipo de duda que exista acerca de lo que se ha hablado durante la reunión y servirá para ayudar en la preparación de las próximas reuniones teniendo a todo el equipo informado en todo momento.

Ahora que ya conoces las acciones que deberás realizar para que la reunión salga perfecta, vamos a explicarte que debería tener la sala donde la vayas a celebrar para que cubra las necesidades de tu equipo y no haya ningún tipo de fallo que haga que la reunión no salga como es esperado.

¿Cómo debe ser la sala de reuniones de equipo para que todo salga bien?

Una vez que te hemos explicado que acciones son esenciales para que la reunión salga de manera satisfactoria, vamos a tratar el otro punto importante como es el lugar de celebración de reunión ¿Cómo debe ser la sala para que todo salga bien? Te dejamos algunos consejos sobre los elementos técnicos y mobiliario que debería tener.

Una ubicación accesible para todos los asistentes de la reunión.

Es un elemento clave para que todo el mundo pueda asistir a la reunión sin que la ubicación sea un inconveniente. Un lugar bien ubicado para realizar una reunión de equipo es aquel que se encuentra bien conectado en temas de transporte ya sea transporte público o transporte privado, además si tiene aparcamiento privado mucho mejor para las personas que acudan en su propio vehículo no pierdan tiempo en aparcar.

Los sitios ideales para celebrar estas reuniones serán los centros de negocios centros financieros de la ciudad, que se caracterizan por siempre tener una buena ubicación y estar bien conectados.

Proyector, pantalla o televisión que permita presentar contenidos.

Estos aparatos son esenciales para la celebración de cualquier reunión, cualquiera de los 3 te servirá para hacer presentaciones y mostrar a tus asistentes imágenes del tema que se está tratando durante la reunión.

Con una presentación puedes hacer que todos los asistentes vean la pantalla y sientan que están participando dentro de la reunión, ya que el mensaje se transmite a todos los asistentes.

Correcto funcionamiento del micrófono, altavoces, internet…

Es fundamental que los elementos tecnológicos funcionen de la forma correcta para que la reunión de equipo salga según lo previsto.

Utilizar un micrófono en caso de que utilizar la voz simplemente no fuese suficiente hará que los asistentes puedan escucharte correctamente y no se produzcan problemas de entendimiento.

Los altavoces son muy importantes tanto si se utiliza un micrófono como si se reproducen videos, será fundamental que funcionen correctamente y el sonido sea bueno.

En cualquier momento de la reunión, puede surgir la idea de buscar información en internet o reproducir algún video, para ello tiene que funcionar el wifi correcta y rápidamente.

Un lugar elegante que permita un ambiente cálido y agradable para la celebración de la reunión.

Debe tener el mobiliario adecuado para una reunión, sillas para todos asistentes, mesa de un tamaño amplio, una correcta distribución… la sala tiene que producir la sensación de orden y tranquilidad para que todo transcurra de la manera más fluida posible. Cuanto más cómodos se encuentren los asistentes mejor saldrá la reunión.

Tras leer este artículo ¿Sabes como hacer de tu próxima reunión de equipo un éxito? Esperamos que hayas entendido la importancia de un buen lugar donde celebrarla y los elementos necesarios que necesitas para que todos los asistentes queden conformes dejando el tema de la reunión totalmente resuelto, en World Trade Center Zaragoza tenemos las mejores salas de reuniones de la ciudad para la celebración de reuniones de equipo totalmente exitosas.