¿Tienes que programar la próxima reunión de negocios en tu empresa? Muchas personas se enfrentan a estas reuniones sin saber cual va a ser su objetivo real, aquello que quieren conseguir en dicha reunión.
Por eso, te compartimos diferentes consejos y herramientas que podrás usar para planificar tu próxima reunión de negocios con total facilidad, enfocando tu discurso en el cumplimiento de objetivos profesionales.
En primer lugar, es necesario tener en cuenta el tipo de reunión que quieres realizar, los espacios para reuniones de negocios son fundamentales, no puedes fallar en la elección del lugar, las sillas y el equipo necesario para realizar la reunión.
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Identifica el tipo de reunión de negocios que necesitas
Existen diferentes tipos de reuniones de negocios, todo radica en el objetivo que quieres conseguir tras realizar dicho meeting, el gran problema de las reuniones empresariales suele ser la perdida de tiempo, por ello, ten siempre en cuenta el motivo por el cual reúnes al personal de tu oficina.
Actualizaciones
¿Quieres mantener al tanto a tus compañeros de un tema específico? Esta es la reunión perfecta para ti.
Un meeting que no tarda más de 30 minutos es un espacio que dedicaras para volver a poner al día a tus compañeros de proyecto con los que realizas un trabajo en común, enfocas el discurso en la comprensión del tema y en los pasos siguientes para finalizar el cometido.
Informativas
Así como las reuniones de actualización, las reuniones informativas deben cumplir con su cometido, que los participantes salgan de la sala con la información concreta y especifica.
Tu objetivo debe ser enfocar el discurso en la noticia, actualización o información que quieres dar, no te debes ir por las ramas, tus compañeros y superiores quieren la información de forma rápida y resumida.
Decisivas
Una de las reuniones de negocios más complicada, muchas son las veces en las que se acelera dicha toma de decisiones y no siempre debe ser así, hay ciertos temas que se deben tratar por un tema determinado para congeniar una solución o una nueva propuesta.
En estas reuniones el objetivo principal será llegar a un decisión como, por ejemplo, contratar un nuevo equipo de trabajo, iniciar un nuevo proyecto dentro de la empresa, solucionar un conflicto interno o decidir qué camino tomar en el negocio.
Resolutivas
Como su nombre lo indica, este tipo de reuniones tienen como objetivo solucionar los conflictos que puedan originarse en la empresa.
Estas reuniones de negocios suelen ser beneficiosas para cualquier proyecto, cuando logras dar con el problema y aplicar medidas con una respuesta rápida, la tarea baja su dificultad y facilita el trabajo en equipo.
Innovación y creatividad
Lluvias de ideas, nuevos proyectos, creación de propuestas, múltiples son los objetivos que puedes cumplir con una reunión de innovación y creatividad.
Una reunión de negocios en la que tienes que fomentar la creatividad es ideal para crear nuevos proyectos o darles una nueva perspectiva a los modelos que ya se realizan en tu empresa.
La innovación en los negocios es un factor diferenciador que facilita la creación de proyectos que hagan que la empresa destaque.
Presentación de propuestas
¿Tienes que presentar tu plan de trabajo, un pitch deck o tu propuesta para un proyecto?
El objetivo en este tipo de reuniones es dar a comprender al 100% el que, el cómo, el cuándo y, sobre todo, por qué quieres realizar dicho proyecto.
Para este tipo de reuniones es óptimo realizar una presentación de propuestas basando el discurso en el story telling, identificar el problema, explicar el por qué es un problema y presentar las soluciones hará que todos los participantes logren conectar con aquello que se esta presentando.
Consejos para preparar tu próxima reunión de negocios
Ahora que sabes como escoger tu objetivo basando tu discurso en un tipo especifico de reunión de negocios, te damos diferentes consejos y aspectos que debes tener en cuenta a la hora de planificar y comunicar el mensaje.
Planificación
¿Cómo deberías planificar tu reunión de negocios para tener éxito?, en primer lugar, debes definir el número de participantes que asistirán, luego, realizar una invitación, una convocatoria por el medio que mejor corresponda, email o en papel.
Seguido a esto es necesario elegir el día y hora adecuado para todos los participantes que quieres que estén en tu reunión, así mismo, debes escoger los objetivos que quieres conseguir haciendo un uso eficiente del tiempo.
Selecciona a una persona que dirija la reunión y escoge el lugar donde harás reunión, procura estar siempre puntual o incluso antes de tiempo para preparar todo lo necesario para cumplir tu objetivo.
Si sigues este esquema de planificación, no tendrás ningún problema a la hora de organizar tu próxima reunión de negocios.
Comunicación del mensaje
Por último, comunicar el mensaje de la reunión es super importante para que los asistentes logren comprender al 100% tu objetivo.
Para ello, prepara antes tu discurso, ya sea una presentación en power point o un discurso, prepara un guion para evitar interrumpir tu story telling, usar bien tu lenguaje corporal demostrara seguridad y control sobre el tema que estas tratando.
