¿Te han encargado la organización de la próxima reunión de trabajo en tu empresa?, te explicamos cada uno de los puntos que debes tener en cuenta para la planificación y la forma en la que organizaras dicha reunión.
Es un evento que se definirá principalmente por el numero de participantes y el lugar en donde se realizará, no es lo mismo realizar una reunión para un equipo de 10 personas que para una gran empresa de más de 50 trabajadores.
Desde el World Trade Center Zaragoza queremos que entiendas como deberías planificar una reunión y llevarla a cabo con éxito, disponemos de las mejores salas para reuniones en Zaragoza por si necesitas agendar un espacio concreto.
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Reunión de Trabajo
En primer lugar, será necesario definir qué tipo de reunión vas a realizar, principalmente puedes enfocar tus palabras según 2 objetivos generales, puedes hacerla de carácter informativo o por un objetivo concreto.
Informativa
Estas reuniones son matutinas, aquellas en las cuales se comenta un tema de interés general en la empresa, pudiendo enfocarse, por ejemplo, en el cambio de identidad de la marca, en el cambio de horarios de trabajo o incluso pueden ser reuniones matutinas durante todo el mes con la idea de evidenciar el trabajo realizado semana tras semana.
Por objetivos
Estas reuniones son mucho más especificas y son aquellas en las que será necesario tener un planning y un discurso enfocado en el story telling para que los asistentes entiendan el porqué la empresa se dirigirá a un determinado objetivo.
Son reuniones en las cuales se pondrá en común un objetivo con la idea de crear momentum y acción en los equipos de la empresa.
Planificar la Reunión
Una vez tengas claro cual va a ser el objetivo de la reunión de trabajo y el cómo vas a dar a entender el mensaje en una estructura clara y concisa, pasamos a dejar claros los siguientes aspectos relacionados al evento en sí.
Horario
El punto más importante a tratar a día de hoy es mucho el tiempo que se puede perder en una reunión de trabajo, hay cursos y charlas gigantescas en donde se explica la importancia del tiempo y la eficacia de las palabras mediante el uso la planeación de los discursos.
Un horario estimado para la reunión permitirá que todos los asistentes planifiquen con anterioridad su día o su semana y además, tendrás de por si un tiempo estimado para no excederte contando el objetivo al quieres llegar.
Miembros
Como explicábamos anteriormente, los miembros de dicha reunión determinarán el espacio que necesitaras para impartir tu reunión de trabajo. Además, podrás buscar y reservar, si es necesario, el lugar donde se dará a cabo el meeting.
En el World Trade Center dispondrás de múltiples salas a tu disposición, te dejamos un enlace para que escojas la que mejor se ajusta a tus necesidades.
Documentación de la reunión
¡Deja todo por escrito!
¿Cuántas veces has hablado, ideado o pensado algo increíble y lo has olvidado porque no lo has escrito?, es necesario e importante que anotes lo que en dicha reunión ocurre, normalmente las empresas suelen realizar actas por cada reunión que realizan.
Las actas de una reunión son documentos en los cuales detallas el motivo, el día y la hora en la que comentaste tu objetivo y las acciones que allí se pusieron de acuerdo para realizar, sin duda un documento que te servirá como primera guía de trabajo.
Distribución de una sala de reuniones
Otro punto para destacar es la distribución de la sala de reuniones, esto se refiere concretamente al espacio donde se realizará la reunión y, es en este punto donde podrás determinar, el numero de personas que hablan, la disposición de las sillas, el uso de una pantalla o un proyector, las sillas para los jefes, etc.
Concretamente puedes realizar tu reunión de la mano de alguna de estas 4 distribuciones.
Montaje imperial
Es una de la distribución más tradicional para una sala de reuniones. Consiste en una mesa grande que se ubica en el centro rodeada de sillas.
Con esta disposición de sillas los participantes podrán mantener el contacto visual unos con otros y es una buena elección para debates, brainstormings y trabajo en equipo.
Si embargo, no es tan recomendada en ciertos ámbitos ya que induce al enfrentamiento al estar cara a cara y dificulta la utilización de pantallas o pizarras.
Montaje en forma de U
Es una disposición en la cual las mesas forman una U, dándole más autoridad a aquella persona que se sienta en la base de la U, siendo esta la que preside o tiene una visión global de los asistentes, sin duda un buen lugar para reservarlo a tus superiores.
Esta disposición resulta ideal para las participaciones del grupo, comidas de trabajo y reuniones en que sea necesario tener a los miembros activos, además, favorece el servicio a la mesa si resulta necesario.
Montaje tipo aula
Una disposición que como su nombre indica, se origina en el salón de clases de los colegios y universidades, todas las mesas y sillas miran a un punto en concreto donde podrás proyectar o utilizar una pizarra.
Es ideal para las clases, presentaciones de objetivos, grupos reducidos, formaciones o momentos en los cuales los asistentes deben tomar apuntes de lo que tu estarás hablando.
Montaje de auditorio o teatro
Si deseas realizar una reunión de un tiempo más alargado, tienes muchos asistentes y necesitas proyectar algo en concreto, esta disposición será la clave para tu reunión de trabajo.
Tendrás que disponer de sillas ergonómicas para que las personas no se cansen al cabo de 10 minutos y, sobre todo, no habrán mesas entre las sillas, toda la atención recaerá en lo que se esté hablando en el centro del escenario.
